Vuoi organizzare un evento aziendale di successo? La prima cosa da fare è scegliere la location giusta riducendo al minimo il margine di errore. Una location infatti non vale l’altra e se bisogna organizzare un evento perfetto, che sia un meeting di lavoro o una festa aziendale, bisogna tenere in considerazione alcuni fattori. Prima di tutto: la posizione, la dimensione e infine la tipologia della location. Ma non è tutto! Ci sono da considerare anche il budget, i tempi di prenotazione e le attrezzature.
Un servizio offerto da Olly, che assiste la propria clientela nell’organizzazione di eventi di successo, gestendo tutto con professionalità e competenza, evitando al cliente le varie preoccupazioni legate alla pianificazione.
La posizione della location
La location deve trovarsi in un posto facilmente raggiungibile, considerando – a seconda dei mezzi con cui arriveranno gli ospiti – la vicinanza di aeroporti, ferrovie, fermate bus o metro, o se la zona è servita da autostrade e parcheggi per chi si sposterà in auto. Si può anche optare per una location fuori porta, lontana dal caos cittadino, per favorire un meeting più intimo. In questo caso però è bene organizzare al meglio gli spostamenti dei partecipati.
Le dimensioni della sala
Individuata la location, si passa a considerare il secondo fattore importante: le dimensioni della sala. In base al numero dei partecipanti va scelta una sala con una capienza media. Se troppo piccola c’è il rischio che i posti a sedere non bastino. Se troppo grande, invece, si potrebbe avere la sensazione di trovarsi in un ambiente dispersivo o si darebbe modo agli ospiti di poter pensare che l’evento non abbia avuto successo se la sala non viene riempita del tutto.
A proposito di questo, per evitare di sbagliare si possono raccogliere delle adesioni con anticipo e poi procedere con la prenotazione della sala. Si possono fare eventi a numero chiuso o dare una deadline, che aiuta a stimolare i partecipanti nel fermare subito il proprio posto, evitando iscrizioni all’ultimo minuto che possano mettere in crisi l’organizzazione dell’evento.
La tipologia della location
La tipologia della location dipende dal tipo di evento che si vuole organizzare. Se si cerca di creare un gruppo coeso si può scegliere un agriturismo che garantisce privacy e poca distrazione; se si cerca una location di alto profilo un hotel a 5 stelle è sicuramente una buona soluzione; se invece l’evento vuole essere di lusso e rifarsi alla tradizione si può puntare su ambientazioni storiche.
Bisogna anche considerare che le location situate al centro di una città permettono agli ospiti di uscire e visitare il posto. In alternativa, una scelta fatta fuori dal centro abitato comporta un’organizzazione del tempo degli ospiti anche per altre attività non legate al meeting.
Budget e sopralluoghi
Che sia una festa aziendale o un meeting di lavoro e formazione, bisogna assolutamente tener conto del budget a disposizione, in modo da poter fare le scelte giuste e non sforare con la quota a disposizione per l’evento. Poi, facendo dei sopralluoghi, ci si può rendere conto sia dell’aspetto estetico (che non va mai trascurato) sia degli spazi a disposizione e anche delle attrezzature che si possono utilizzare (es. wi-fi, maxi schermi, postazioni pc e altri strumenti tecnologici ecc.).
Vanno controllate con cura anche la luminosità della sala e la presenza di barriere architettoniche. Organizzare per tempo l’evento permette di muoversi e di preparare tutto con calma, avendo anche più tempo per comunicare e raccogliere le adesioni.
La riuscita di un evento
Nella scelta una location adeguata e piacevole, per la riuscita di un evento è importante tenere conto anche dell’atmosfera e dei servizi: creare l’atmosfera giusta per gli ospiti e dare loro tutti i servizi necessari se non previsti.
Ad esempio, luoghi per pernottare nelle vicinanze se la sala scelta non è all’interno di una struttura facilmente raggiungibile o posti in cui poter mangiare se non è possibile allestire un catering o usufruire di una zona ristoro. Per questo la scelta di una sala deve tener conto anche della possibilità di avere tanti spazi a disposizione che siano versatili in base alle proprie esigenze.
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