Gli eventi corporate sono una grande risorsa per ogni azienda perché consentono di promuoverne l’immagine, il business e raggiungere diversi obiettivi. Per questo motivo organizzare un evento (in presenza, ibrido o virtuale) è un’attività che richiede particolare meticolosità e attenzione in ogni sua fase, dall’ideazione allo svolgimento passando per la redazione e l’invio delle lettere d’invito. Lo svolgimento dell’evento non è l’ultimo step sul quale porre l’attenzione: è infatti indispensabile misurarne il successo, andando a valutare diversi aspetti cruciali.
Ma come si misura un evento aziendale? Quali sono i parametri e gli aspetti da considerare per capire cosa ha funzionato e cosa no anche nell’ottica di miglioramento e crescita che dovrebbe animare qualsiasi realtà professionale? Proviamo a individuare qualche elemento utile.
Le risposte alle domande più frequenti
Non esiste un unico indicatore del successo di un evento corporate. Questo perché tutto va parametrato agli obiettivi che ci si era prefissati nella sua organizzazione. Il successo di un’iniziativa di questo tipo, quindi, che può essere anche superiore alle aspettative, deve però essere confrontato con le ragioni per cui si sono investite risorse (non solo economiche) nell’ideazione e sviluppo di quell’evento.
La prima domanda da porsi è proprio quella relativa al raggiungimento degli obiettivi. Per rispondere è necessario individuare dei parametri misurabili: numero di partecipanti, quantità di prodotti venduti, visibilità ottenuta, eccetera.
Un secondo elemento da considerare è sicuramente quello legato al target. L’evento che si è da poco concluso ha raccolto l’interesse delle persone per le quali è stato pensato, ha avuto una risposta minore o vi hanno preso parte persone con diversi interessi rispetto a quelli previsti? Questo elemento è determinante anche per valutare l’efficacia dell’eventuale campagna di marketing promozionale che si è realizzata per far conoscere l’iniziativa.
A questo punto è doveroso capire qual è stato il feedback, il coinvolgimento e la soddisfazione delle persone sia in funzione degli obiettivi aziendali che delle aspettative dei partecipanti. Questo confronto è prezioso anche per avere dati utili per conoscere meglio il proprio pubblico.
Metriche e KPI per misurare il successo di un evento corporate
Vi è poi un aspetto numerico e quantitativo al quale dedicare la giusta attenzione. I numeri restituiscono un’immagine della realtà che è doveroso saper interpretare per ottenere risposte reali e utili.
Uno dei principali KPI è sicuramente quello legato al ROI, al ritorno sull’investimento. È un “semplice” confronto tra tutti i costi sostenuti (investiti) nell’organizzare l’evento e quanto questo è stato in grado di produrre. Come anticipato ogni metrica non va assolutizzata in quanto per diverse realtà corporate il ritorno sull’investimento potrebbe non essere immediato o richiedere altri parametri qualitativi e non solo quantitativi per essere correttamente misurato.
A proposito di aspetti temporali è utile anche valutare quanto tempo si è impiegato per organizzare la manifestazione e in quanto tempo si sono ottenuti (se ci sono) i risultati prefissati. La dimensione cronologica, infatti, è fondamentale nel valutare il successo di un evento perché dà indicazioni importanti su numerose dinamiche del proprio business.
Tutto il lavoro di analisi dell’efficacia di un evento è indispensabile e ogni tipo di dato può essere utile per completare il quadro della situazione e avere una comprensione più dettagliata. Oltre a una valutazione “a posteriori” la verifica del successo di un evento aziendale è necessaria anche per ottimizzare le risorse e i processi in una successiva edizione che per confrontare l’andamento del proprio business anche in funzione di appuntamenti di questo tipo.