L’organizzazione di un evento aziendale passa innanzitutto dall’individuazione di una location adeguata, sia in termini di spazi che di accessibilità e servizi offerti.
Negli ultimi anni, specialmente dopo il biennio di pandemia e delle relative misure restrittive che hanno condizionato lo svolgimento degli eventi in presenza, si è andata diffondendo la pratica di organizzare un evento online. Un’organizzazione che non è la semplice trasposizione digitale degli eventi in presenza.
Guida a come organizzare un evento online di successo
Ogni realtà aziendale fa degli eventi di formazione, dei convegni e dei congressi parte fondamentale della propria promozione e crescita. Organizzare eventi di questo tipo significa rispondere a diverse domande, aspettative ed esigenze. Gli eventi online si svolgono su un’apposita piattaforma che deve essere capace di garantire, tanto ai relatori che agli ospiti e ai partecipanti, di vivere un’esperienza altamente professionale.
I vantaggi di organizzare un evento online
La scelta di questa modalità di erogazione e svolgimento di un evento offre vantaggi sia agli organizzatori che ai partecipanti. I primi vengono sollevati dalla necessità di trovare location adatta a ospitare migliaia di persone e sobbarcarsi i costi per invitare i relatori, disporre di un catering adeguato e di un impianto audio-video all’altezza. I partecipanti potranno risparmiare sui costi di trasporto e pernottamento necessari per raggiungere la sede dell’evento. Anche i cosiddetti eventi ibridi, svolti sia in presenza che online, assicurano i medesimi vantaggi e si rivolgono a un potenziale di pubblico maggiore offrendo differenti modalità di partecipazione. Per questi motivi l’evento online è molto sostenibile, ha un impatto sull’ambiente e sulla società nettamente minore rispetto ad un evento in presenza.
Le piattaforme virtuali per organizzare un evento online
Il primo importantissimo elemento su cui concentrare l’attenzione è relativo alle piattaforme virtuali sulle quali organizzare l’evento. Queste piattaforme non sono tutte uguali e non differiscono tra loro solo per il numero di partecipanti consentiti e neanche per la qualità della trasmissione audio-video. Ciascuna piattaforma, infatti, mette a disposizione una serie di strumenti e opzioni che consentono di svolgere differenti attività durante l’evento.
Oggi la partecipazione a un evento online, tanto per i relatori che per i partecipanti, non è più passiva come si è soliti immaginare, ma attiva. Ogni partecipante e relatore, infatti, interagisce in maniera dinamica avendo ciascuno la possibilità di accedere a funzionalità, strumenti di comunicazione e stanze virtuali (room) che replicano e migliorano l’esperienza di partecipazione.
Come organizzare un evento virtuale: il lavoro dei professionisti
Organizzare un evento è un lavoro meticoloso di analisi di ciò di cui tanto gli organizzatori quanto i partecipanti hanno bisogno. Un lavoro di conoscenza delle piattaforme e di valutazione di quella più idonea al tipo di evento che si sta preparando. Un lavoro che tiene conto anche del rispetto delle normative di legge vigenti in materia di privacy e utilizzo dei dati personali dei partecipanti.
La riuscita e il successo di un evento passano anche dalla predisposizione e gestione di una Control Room dalla quale guidare l’intero evento. Senza dimenticare la necessità di creare e gestire un Info Point virtuale capace di dare supporto a tutti coloro che prendono parte all’evento e che possono avere qualunque tipo di difficoltà.
Per raggiungere questi ambiziosi obiettivi Olly Services mette a disposizione di tutte le realtà corporate un servizio dedicato per l’organizzazione di eventi aziendali; disponiamo di tutti gli strumenti tecnici, professionali, legali e commerciali per assicurare un evento in linea con le necessità di ogni impresa, ente, amministrazione e impresa.