Quando si organizzano conferenze, workshop o riunioni di lavoro bisogna preparare in modo adeguato la sala che ospiterà l’appuntamento. Un ambiente ben organizzato, infatti, consente da una parte ai partecipanti di concentrarsi al massimo e dall’altra rappresenta un’immagine dell’azienda, delle sue capacità e della sua filosofia.
La sala conferenze: fulcro aziendale
Secondo un sondaggio sul mondo del lavoro, in ufficio quasi il 40% del tempo viene impiegato in riunioni e incontri con colleghi e clienti. Alla luce di questo dato assume ancora più importanza progettare nei minimi dettagli la sala che ospiterà i meeting aziendali, un luogo che deve essere funzionale, creativo e comodo e deve mettere i partecipanti a proprio agio. Durante una riunione infatti ci si confronta, si dialoga, si elaborano strategie, ci si scambia opinioni e si risolvono problemi, per questo un ambiente curato riesce ad essere accogliente e a predisporre le persone alla collaborazione.
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I colori dell’arredamento e della sala
Per rendere una sala accogliente e dinamica e anche di buon gusto è necessario un arredamento semplice ma funzionale, una buona illuminazione e un’ottima acustica. L’ideale sarebbe avere uno spazio flessibile e adattabile a diversi tipi di riunioni o incontri e al numero delle persone che parteciperanno. Uno spazio modulabile con pareti divisorie mobili.
Un aspetto non trascurabile sono i colori della stanza, perché le tonalità hanno un impatto sullo stato d’animo. Non sempre bianco, nero e grigio associati alla luce al neon sono la migliore soluzione. Meglio colori tenui sul blu o verde che infondono benessere e produttività. Sì anche ad alcune tonalità di rosso e giallo, per incrementare la creatività e l’innovazione.
Come arredare la sala
Gli arredi devono essere funzionali all’attività lavorativa, ma dare anche una sensazione di rilassamento e comodità. Le sedie ad esempio devono essere comode e avere un supporto ergonomico per la schiena e adattarsi all’altezza del tavolo. Il tavolo, infatti, è il re della sala, e va scelto in base alle misure della stanza: l’importante è che la sua forma e la sua posizione permettano il contatto visivo con il leader e tra gli altri partecipanti. La sala deve essere tecnologicamente attrezzata per consentire la visione di video o slide, con un’ottima visione e lettura da tutte le postazioni.
Un’attenzione particolare va posta anche nella scelta di tendaggi e lampade per modulare in modo adeguato la luce all’interno della stanza. Inoltra deve esserci una buona acustica, mobili ed espositori per il materiale informativo e un distributore di acqua. È importante che tutto l’ambiente sia armonico e che ogni singola scelta (colori, forme e altri elementi decorativi) rimandi all’immagine aziendale, perché la sala conferenze accoglierà sia il personale per le riunioni di lavoro che nuovi clienti e collaboratori.
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