Uno dei segreti per avere un’azienda efficiente è la corretta gestione degli ordini, un processo che fa parte della logistica ed è parte integrante dell’economia di un’impresa. Si tratta di una fase dell’attività lavorativa molto delicata, perché incide sulla soddisfazione dei clienti (e indirettamente su quella dei fornitori) che tramite l’ordine ricevono il servizio che hanno richiesto.
Al giorno d’oggi, infatti, la concorrenza non si basa solo sulla qualità del prodotto e sul prezzo (ormai due caratteristiche che generalmente sono piuttosto allineate e di buon livello), ma sulla velocità e sulla precisione della consegna.
I benefici di una fluida gestione degli ordini
L’ordine di acquisto di un bene fatto da un cliente si può definire come un contratto che autorizza un’azienda a fornire un bene a un prezzo stabilito. Per cui un cliente, molto spesso attraverso il web, richiede un determinato prodotto, paga (a seconda delle modalità previste) e poi attende la spedizione e la consegna nei tempi previsti al momento dell’ordine.
La gestione degli ordini via web è molto funzionale sia per l’azienda, che così ha tutto registrato e sotto controllo tramite computer, che per il cliente che può seguire da pc o da una app su cellulare lo stato del proprio ordine. Il cliente viene, infatti, costantemente aggiornato e questo permette di snellire il processo, evitando contatti via telefono per richieste di informazioni che vengono preventivamente già inviate. La gestione via web permette anche di avere un rapporto diretto con il cliente in caso di reclamo o di altre difficoltà.
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La gestione del magazzino e la velocità di evasione degli ordini
Il picking è l’attività di preparazione degli ordini, che parte dal prelievo della merce dagli scaffali fino ad arrivare alla consegna nell’unità di spedizione. È un’operazione molto importante che richiede una buona quantità di forza lavoro, costi, sicurezza e che contribuisce alla produttività e all’efficienza dell’azienda. In questa fase, infatti, ci si gioca buona parte della soddisfazione del cliente.
La comunicazione e la movimentazione all’interno del magazzino sono fondamentali in questa fase del processo di vendita. Un magazzino con sistemi di automazione, con la merce perfettamente sistemata negli scaffali e forniture di prodotti adeguate permettono una velocità di evasione degli ordini. L’ottimizzazione di tutti questi processi consente di arrivare a una soluzione rapida e di concludere tutte le commesse nei tempi stabiliti.
Gestione degli ordini: aspetti fondamentali
Ogni prodotto è accompagnato da alcuni documenti fondamentali per la gestione del magazzino: da quelli riguardanti l’inventario delle giacenze ai documenti di trasporto, fino alla fatturazione che è proprio il documento centrale dell’acquisto/vendita.
Nella gestione degli ordini rientrano quindi i seguenti aspetti fondamentali: la riduzione dei tempi per evadere gli ordini stessi, l’efficienza e il controllo dei documenti, una serie di benefici diretti e indiretti, come ad esempio un nuovo acquisto di un cliente soddisfatto in passato che sarà spontaneamente promotore di un buon passaparola.
La gestione degli ordini, delle fatture e a dei pagamenti regolari contribuirà anche a creare un buon rapporto con i fornitori: evadere correttamente un ordine permette di avere buoni incassi sia in fatto di numeri che di tempistiche, come pure una buona gestione della cassa consente di effettuare i pagamenti ai fornitori senza ritardi. Questo ci consentirà di ottenere agevolazioni e sconti nei futuri acquisti, ma anche attenzione in caso di emergenza o necessità.
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