La gestione del magazzino è una delle attività più importanti per un’azienda. Per organizzare al meglio un magazzino è necessario compilare nel migliore dei modi un inventario, che aiuti a tenere sotto controllo i prodotti in entrata e in uscita (per evitare complicazioni nella consegna delle merci e soddisfare i clienti) e quindi anche la contabilità.
Perché è così importante? Per una società gli articoli in magazzino sono considerati beni aziendali ed è quindi importante conoscerne numeri e valori. Nell’inventario, infatti, non va necessariamente inserito tutto, ma solo ciò che si vuole assicurare in caso di furto, incendio o di qualsiasi altro incidente.
La gestione del magazzino in outsourcing
Gestire il magazzino in modo corretto porta ad una elevata efficienza e quindi ad un vantaggio rispetto ad un proprio competitor. Per questo alcune aziende preferiscono darlo in gestione (in outsourcing) a società esterne specializzate, come Olly Services, che hanno competenze e strumenti che permettono di raggiungere elevati standard di efficienza e di ridurre i costi. Olly è in grado di mettere in campo un team esperto per gestire un magazzino/archivio fisico o digitale.
5 Consigli utili su come redigere un inventario
Un buon inventario deve essere chiaro, semplice ed esauriente. Non si tratta solo di contare e spostare la merce o di stabilire il valore del materiale in magazzino, perché nulla sfugga all’attento controllo. Bisogna soprattutto verificare i prodotti in giacenza, confrontarli periodicamente con la merce venduta e quindi valutare l’acquisto di nuovo materiale.
Ma come si fa un buon inventario, non perdendo troppo tempo e azzerando le ansie da errore? Ci sono una serie di azioni da fare.
1# Inventario manuale o digitale
Prima di tutto è consigliabile utilizzare un buon software di gestione inventario di magazzino, perché facilita il lavoro e ottimizza i tempi. In caso contrario bisognerà abbandonare la tecnologia e utilizzare carta, penna, evidenziatori e calcolatrice per dare subito un ordine al vostro elenco. Andranno indicati descrizione e quantità del prodotto, numero di serie, nome del produttore e prezzo di vendita, data di arrivo e di vendita. In caso di prodotti freschi, è di vitale importanza segnare anche data di scadenza.
2# Come ordinare la merce in magazzino
Creare categorie e sottocategorie e dividere la merce per ripiani è un buon metodo per avere ordine in magazzino. La merce della stessa tipologia va riposta nello stesso piano, nel caso di abbigliamento ad esempio si divide per tipo di capo, taglia e colore. Il modo in cui sarà riposta la merce faciliterà l’individuazione al primo colpo d’occhio. La merce più venduta o utilizzata è bene che venga posizionata in una zona facilmente accessibile o ad altezza occhio, lasciando in secondo piano i prodotti meno richiesti.
3# Con quale cadenza fare l’inventario
L’inventario va fatto con una cadenza fissa, stabilendo ad esempio tre date durante l’anno in cui dedicarsi a questa attività. Più il nostro prospetto è aggiornato e più sarà facile completare l’inventario finale.
4# Documenti e copie in archivio
Le copie dell’inventario vanno tenute con estrema cura, se possibile sia in archivio digitale che cartaceo, in un luogo in cui non vadano perse e dove possono essere consultate da tutti all’occorrenza. Per completare l’inventario è bene fare la scannerizzazione di alcuni documenti o foto che possano essere utili per tracciare i prodotti. Si consiglia di tenere sempre una copia dell’inventario in un posto sicuro fuori sede o eventualmente in server in cloud.
5# Conoscere e controllare le giacenze
L’inventario ci permette di conoscere le giacenze e il valore del magazzino, di non esaurire i prodotti più richiesti e di sapere quindi quando riordinarli. È importante anche utilizzare i dati raccolti per sapere quali sono i best seller e quali i prodotti che invece non incontrano il gusto degli acquirenti, così da analizzare i costi ed eventualmente orientare l’attività su altre proposte. Nel caso di prodotti freschi (cibo) l’inventario è vitale per non sprecare la merce e spingerne la vendita nei tempi giusti.
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