La comunicazione per un’azienda è molto più della semplice trasmissione di un messaggio o di una serie di informazioni. Nella comunicazione ed in ogni sua forma, si esplicita e si riflette l’identità di quell’impresa. Ecco perché anche nella redazione di una lettera di invito ad un evento bisogna prestare la massima attenzione.

Per comprendere meglio le caratteristiche ed i vantaggi di una lettera di invito ad un evento aziendale abbiamo chiesto a Matteo Corona, Service Manager di Olly Services, di darci alcune indicazioni e suggerimenti su quali sono gli elementi a cui prestare attenzione.

L’importanza delle lettere di invito

Perché scrivere una lettera di invito? Qual è l’obiettivo ed il vantaggio di questo tipo di comunicazione?

«Per noi che lavoriamo prettamente nel settore degli eventi, le lettere d’invito sono quelle mail che inviamo ai partecipanti dando le informazioni utili sull’evento per facilitarne l’accesso e la fruizione. Le lettere d’invito possono anche essere rivolte a persone che hanno già partecipato ad altri eventi o a edizioni precedenti, per comunicare loro le date ed i riferimenti dell’evento per iscriversi e successivamente partecipare».

Qual è, quindi, il contenuto intorno al quale si costruiscono queste lettere?

«Nel caso di eventi fisici riportiamo informazioni su come accedere all’evento, i passaggi per la sicurezza, i documenti necessari e dove si trovano le varie meeting room. Nel caso di un evento ibrido, invece, anche le modalità con cui si possono connettere da remoto, come fare le domande, quando sono previste le pause, gli orari degli ShuttleBus e le informazioni sulla località in cui si tiene l’evento».

Perché è importante predisporre con cura una lettera di invito a un evento aziendale?

«L’obiettivo è quello di avere persone che arrivino all’evento preparate e possano partecipare senza rimanere spaesate sapendo cosa le attende, dove devono andare e quali sono le procedure».

Gli aspetti da considerare

Entrando più nel merito della redazione di una lettera di invito a un evento aziendale, quali sono gli elementi che non devono assolutamente mancare all’interno di ogni singola comunicazione?

«È innanzitutto necessario immedesimarsi nella persona che riceverà quella comunicazione immaginando che non è mai stata nella sede dell’evento e quindi prevedere tutto ciò che può essere utile, anche quello che può apparire banale va previsto».

Cosa non deve mancare all’interno di una lettera?

«Per gli eventi online sicuramente tutte le istruzioni su come connettersi (link, password, eccetera), mentre per quelli in presenza indubbiamente come raggiungere il sito e le misure di sicurezza da adottare all’interno. Le altre informazioni si possono dare anche a voce il giorno stesso dell’evento, ma queste sono imprescindibili».

Se dovessimo dare dei consigli pratici?

«Direi di non essere troppo prolissi e rimanere essenziali, non andare indicativamente oltre una facciata di lunghezza ed essere estremamente chiari dando informazioni precise e puntuali, senza dare mai nulla per scontato».